1С:Предприятие 8

Совместное использование конфигураций "Розница" и "Бухгалтерия предприятия"

• Цели совместного использования
• Концепция совместного использования конфигураций "Розница" и "Бухгалтерия предприятия"
  • Особенности настройки конфигураций и ограничения применения обмена
• Порядок настройки обмена данными
  • Синхронизация данных
• Таблицы соответствия выгружаемых данных
  • Справочники
  • Документы
  • Регистры сведений
• Основные отличия первого и постоянного обмена
• Контроль результатов обмена данными

Цели совместного использования

На торговых предприятиях, осуществляющих розничную торговлю и имеющих потребность в ведении бухгалтерского учета, конфигурации Розница и Бухгалтерия предприятия системы программ 1С:Предприятие 8 можно использовать для работы в совместном режиме. Конфигурация Розница предоставляет данные для конфигурации Бухгалтерия предприятия, которая выступает в роли учетной системы.

Одновременное использование двух конфигураций позволяет:

• Повысить эффективность управления торговым предприятием.
• Консолидировать данные торгового и бухгалтерского учета
  • Наличие в конфигурации Розница данных, необходимых для товарного учета.
  • Наличие в конфигурации Бухгалтерия предприятия данных, необходимых для оценки финансового результата деятельности предприятия, регламентированного учета и сдачи отчетности.

Концепция совместного использования конфигураций "Розница" и "Бухгалтерия предприятия"

При совместном использовании конфигураций Розница и Бухгалтерия предприятия предусмотрена определенная модель распределения обязанностей пользователей по ролям: Менеджер центрального офиса, менеджер торгового зала магазина, кассир и бухгалтер. Каждый из этих пользователей работает в одной из конфигураций.

В конфигурации Розница.

Менеджер центрального офиса:

• вносит сведения о поставщиках товара,
• вносит сведения о складах и кассах магазинов,
• вносит сведения о номенклатуре,
• назначает розничные цены,
• вносит информацию по скидкам,
• распределяет товар по магазинам.

Менеджер торгового зала магазина:

• оформляет поступление товара в магазин и возвраты поставщикам,
• оформляет перемещения в другой магазин,
• оформляет результаты проведенных инвентаризаций,
• оформляет списания товара,
• оформляет прием / выдачу денежных средств в кассу магазина.

Кассир:

• оформляет продажи товара и возвраты от покупателя.

В конфигурации Бухгалтерия предприятия.

Бухгалтер:

• вносит информацию о поставщиках услуг (хозяйственные договоры),
• вносит информацию о материалах,поставляемых по хозяйственным договорам,
• ведет бухучет хозяйственных операций предприятия.

Чтобы избежать двойной работы, справочная информация и документы, введенные в конфигурации Розница, выгружаются в одностороннем порядке в конфигурацию Бухгалтерия предприятия. При этом часть информации, нужной только для оперативного учета товарных и денежных остатков, не переносится (перемещения внутри магазина), но автоматически добавляется информация, необходимая для правильного отражения документов в бухгалтерском и налоговом учете - счета учета, заданные по умолчанию в конфигурации Бухгалтерия предприятия в соответствующих регистрах сведений. Счета учета в документах при загрузке в конфигурацию Бухгалтерия предприятия перезаполняются автоматически каждый раз при загрузке документа.

Документы в информационную базу-приемник (конфигурация Бухгалтерия предприятия) передаются в соответствии с теми параметрами проведения, которые были установлены в базе-источнике. То есть, если документ не был проведен или был удален в базе-источнике (конфигурация Розница), то он будет загружен непроведенным или помеченным на удаление в базу-приемник. Документы, проведенные в конфигурации Розница, после загрузки автоматически перепроводятся в базе Бухгалтерия предприятия по бухгалтерскому и налоговому учету.

Обмен данными может производиться по расписанию или по инициативе пользователя. Если обмен данными производится по расписанию, то необходимо обеспечить доступность и возможность записи в каталог или FTP-ресурс выгруженных данных с указанной периодичностью обмена. Если обмен производится по инициативе пользователя, то ответственный менеджер в базе Розница выгружает информацию в определенный каталог, а бухгалтер загружает ее в информационную базу Бухгалтерия предприятия из указанного каталога.

Особенности настройки конфигураций и ограничения совместного применения

• В конфигурации Бухгалтерия предприятия должны быть выполнены настройки:

• Валютой всех документов является валюта регламентированного учета.
• Для корректной работы обмена контрагенты создаются в конфигурации Розница. Договоры контрагентов ведутся в конфигурации Бухгалтерия предприятия.
• В конфигурации Розница виды оплат по платежной карте должны настраиваться для каждой организации отдельно, т.к. в конфигурации Бухгалтерия предприятия виды оплат учитываются в разрезе организаций.
• В одном документе "Возврат товаров от покупателя" не следует в табличной части указывать различные документы продажи, в противном случае себестоимость в конфигурации Бухгалтерия предприятия может быть рассчитана некорректно.
• Информацию о начальных остатках следует ввести в конфигурации Розница и Бухгалтерия предприятия перед началом обмена.
• Если в конфигурации Розница используется механизм распределенных информационных баз, рекомендуется централизованное управление закупками и ценообразованием.
• В конфигурации Бухгалтерия предприятия при совместном использовании с конфигурацией Розница возможно вести учет только по закупочным ценам.

Не переносятся:

• Данные о себестоимости товаров. Себестоимость товаров в конфигурации Бухгалтерия предприятия формируется по мере проведения документов по правилам регламентированного учета.
• Данные о перемещениях товаров и денежных средств внутри магазина.
• Данные о перемещениях товаров, в которых организация склада-отправителя не совпадает с организацией склада-получателя.
• Документы, оформленные в конфигурации Розница на склад центрального офиса(или на кассу центрального офиса).
• Элементы справочника "Номенклатура" с типом номенклатуры - набор-комплект.
• Данные об операциях с подарочными сертификатами. Рекомендуется оформлять такие операции в конфигурации Бухгалтерия предприятия отдельно. 

Ограничения при использовании базовых версий конфигураций:

• Невозможно применение варианта автоматического подключения (COM-соединение) базы-источника к базе-приемнику,
• При выгрузке данных из конфигурации Розница версии ПРОФ в базовую версию конфигурации Бухгалтерия предприятия необходимо путем фильтрации данных добиться, чтобы выгружались данные только по одной организации, иначе загрузка данных в базовую версию Бухгалтерия предприятия будет завершаться с ошибкой.

Если одни и те же виды документов создаются в обеих базах, то при обмене данными следует использовать префикс распределенной информационной базы. Префикс распределенной информационной базы указывается при настройке обмена. Изменить префикс в конфигурации Розница можно также в форме Настройки параметров учета (Сервис-Настройка учета-Настройка параметров учета).

При одновременном использовании конфигураций Розница, Управление торговлей (редакции 10.3 и 11.0), Бухгалтерия предприятия на одном предприятии следует придерживаться следующих рекомендаций организации потоков документов:

1. При настройке обмена между конфигурациями следует использовать схему Розница->Управление торговлей->Бухгалтерия предприятия.
2. Не рекомендуется использовать схему, в которой одновременно существуют потоки Розница->Управление торговлей, Розница->Бухгалтерия предприятия,
   Управление торговлей->Бухгалтерия предприятия.
3. Допустимо использование схем Розница->Управление торговлей и Розница->Бухгалтерия предприятия, без использования обмена Управление торговлей->Бухгалтерия предприятия.

Порядок настройки обмена данными между конфигурациями

Процесс обмена данными разделен на два этапа :

• Первый обмен
• Постоянный обмен

Первоначальная настройка обмена состоит из следующих этапов:

1. Создание настройки обмена данными. Задаются фильтры обмена данными и основные настройки, такие как способ передачи данных и т.д.
2. Анализ готовности информационных баз к обмену. Производится анализ информационной базы на наличие в ней справочников и документов, которые при обмене в дальнейшем при обмене могут мигрировать некорректно.
3. Обмен справочниками. Выполняется первый обмен: переносится справочная информация, выполняется сопоставление объектов
4. Обмен документами. Выполняется постоянный обмен: переносится массив документов, удовлетворяющих фильтрам, установленным пользователем при настройке на этапе 1.
5. Распиcание обмена данными. Задается расписание автоматического обмена данными.

Первый обмен применяется при настройке обмена. Постоянный обмен используется в дальнейшем как основной вариант работы обмена данными. Помощник настройки обмена данными реализует первый обмен данными. Все последующие обмены данными выполняются в режиме постоянного обмена.

Из интерфейса помощник настройки обмена данными вызывается через Сервис-Обмен данными с 1С:Бухгалтерия 8-Обмен данными с "1С:Бухгалтерия предприятия ред. 2.0" - Помощник настройки обмена данными с "1С:Бухгалтерия 8".

Порядок настройки обмена данными зависит также от того, возможно ли автоматическое подключение базы-источника к базе-приемнику(конфигурация Бухгалтерия предприятия) или нет. Настройка обмена в онлайновом режиме через com-соединение производится только в конфигурации Розница. Настройки обмена будут автоматически переданы в другую информационную базу при начале обмена данными. В случае обмена данными в оффлайновом режиме, через FTP-ресурс или через внешний носитель, настройку обмена нужно произвести сначала в конфигурации Розница, а затем продолжить настройку в конфигурации Бухгалтерия предприятия (Сервис-Обмен данными с "1С:Розница 8" - Настроить обмен данными с "1С:Розница 8").