Перенос данных из "Бухгалтерии государственного учреждения 8, ред. 1.0" в "Бухгалтерия государственного учреждения 8, ред. 2.0"

Выгрузка данных производится при помощи обработки "Выгрузка данных в "Бухгалтерию государственного учреждения, ред. 2.0" (в меню "Сервис – Обмен с конфигурациями 1С"), выгружающей данные из информационной базы "Бухгалтерии государственного учреждения 8, ред. 1.0" в файл в формате XML. Полученный файл загружается в информационную базу "Бухгалтерии государственного учреждения 8, ред. 2.0" при помощи обработки "Перенос данных из БГУ ред. 1.0" (вкладка "Настройка и администрирование – Начальные остатки").

В текущей версии правил переноса данных предусмотрен перенос данных справочников, остатков по счетам учета по состоянию на начало года и документов за период с начала текущего года по дату переноса.

ПОРЯДОК ПЕРЕНОСА ДАННЫХ

Действия, выполняемые в "Бухгалтерии государственного учреждения 8, ред. 1.0":

1. Выполните резервное копирование информационной базы конфигурации "Бухгалтерия государственного учреждения, ред. 1.0".

2. Проведите обновление конфигурации "Бухгалтерия государственного учреждения, ред. 1.0" до последней версии. Информация по порядку обновления поставляется вместе с пакетом обновления.

3. В режиме "Конфигуратор" выполните тестирование и исправление информационной базы.

4. Запустите "Бухгалтерию государственного учреждения 8, ред. 1.0" в режиме "1С:Предприятие".

5. Проверьте правильность заполнения подлежащих конвертации справочников.
При наличии ошибок заполнения успешный перенос информации не гарантируется.

Рекомендуется проверить:

• уникальность номеров документов одного вида;
• уникальность инвентарных номеров элементов справочника "Основные средства";
• заполненность реквизитов "ОКОФ" элементов справочника "Основные средства";
• правильность указания счетов учета в справочниках "Номенклатура", "Основные средства";
• соответствие цены объектов ОС, НМА способу начисления амортизации, указанному в карточке объекта;
• типы элементов плана видов характеристик Виды характеристик (реквизиты) контрагентов - не должно быть у элементов составного типа, так же не должно быть элементов с типом "Пол физических лиц";
• начисление амортизации для одного основного средства должно производится только на один счет.

Для счетов ОС, на которых есть остатки на дату переноса, должен быть задан счет амортизации в Регистре сведений "Соответствие счетов ОС". Необходимо, чтобы для одного счета ОС был задан только один счет амортизации.

Если в базе ведется учет оплаты за услуги образования, необходимо проверить заполненность реквизита "Факультет" документов "Начисления за услуги студентов" с начала года, и если факультет не заполнен, заполнить и записать.

6. Сформируйте отчет "Оборотно-сальдовая ведомость", а также "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" для каждого выгружаемого счета в отдельности на начало года, а также нарастающим итогом с начала года по дату переноса по каждому учреждению, данные по которым будут переноситься.

7. Откройте обработку "Выгрузка данных в "Бухгалтерию государственного учреждения, ред. 2.0" (в меню "Сервис – Обмен с конфигурациями 1С"). В форме обработки укажите:

• Файл правил конвертации данных (поле "Имя файла правил"). Можно выбрать "Встроенные правила обмена с БГУ 2.0", которые входят в состав конфигурации, но могут быть неактуальными, если конфигурацию давно не обновляли. Актуальные правила обмена входят в поставку релизов "Бухгалтерии государственного учреждения, ред. 2.0" и находятся в каталоге шаблонов: ..\1c\StateAccounting\2_0_ХХ_ХХ\Обмены данными\Перенос данных из конфигурации Бухгалтерия государственного учреждения, ред 1.0/BGU1_BGU2.xml.
• Нажмите кнопку "Перечитать правила обмена", при этом в форме обработки заполнится список правил выгрузки данных (это может занять некоторое время). Загруженный список представляет собой перечень справочников, документов и регистров сведений, данные которых могут быть перенесены в конфигурацию "Бухгалтерия государственного учреждения, ред. 2.0".
• Файл данных (поле "Имя файла данных"), в который будут выгружены данные в формате XML.
• Флаг "Сжимать исходящий файл обмена данными" рекоммендуется устанавливать. В этом случае, файл выгрузки будет помещен в zip-архив.
• Если планируется перенос данных в облачный сервис, то рекоммендуется устанавливать флаг "Разделять исходный файл обмена данными на части" и указывать размер части в диапазоне 5 - 30 MB.

8. После загрузки правил обмена в таблице "Параметры выгрузки" укажите значения параметров выгрузки:

• Выгружать ОС по коду - по умолчанию установлено значение "Да". Это означает, что при переносе данных справочника Основные средства, НМА, НПА будут перенесены коды элементов данного справочника;
• Выгружать присоединенные файлы (Реестр имущества) - задается возможность выгрузки присоединенных файлов;
• Дата переноса – по умолчанию устанавливается текущая дата. Остатки выгружаются на 31 декабря года, предшествующего дате переноса. Документы выгружаются с 1 января года даты переноса по дату переноса, включительно. Например:
  • если установлена дата переноса 19.03.2021 23:59:59, в редакцию 2.0 будут выгружены остатки на конец дня 31.12.2020 и документы за период с 01.01.2021 по 19.03.2021;
  • если установлена дата переноса 01.01.2021 00:00:00, в редакцию 2.0 будут выгружены только остатки на начало дня 01.01.2021.
• Документы передачи материалов (давальческого сырья) подрядчику на хранение (в переработку) - если в информационной базе есть документы по передаче материалов (давальческого сырья) подрядчику на хранение (в переработку), то по кнопке выбрать ("...") в открывшемся окне Выберите документы следует подобрать документы Внутреннее перемещение материалов, которыми отражались операции по передаче материалов подрядчику. Отмеченные документы будут загружены в БГУ2 документами вида Накладная на отпуск материалов на сторону с видом движения Передача на хранение (в переработку). Данная настройка необходима в случае переноса документов за период;
• Документы возвратов материалов (давальческого сырья) от подрядчика с хранения (из переработки) - если в информационной базе есть документы по возврату материалов (давальческого сырья) от подрядчика, то по кнопке выбрать ("...") в открывшемся окне Выберите документы следует подобрать документы Внутреннее перемещение материалов, которыми отражались операции по возврату материалов от подрядчика. Отмеченные документы будут загружены в БГУ2 документами вида Накладная на отпуск материалов на сторону с видом движения Возврат с хранения (из переработки). Данная настройка необходима в случае переноса документов за период;
• Загружать контрагентов по уникальному идентификатору - по умолчанию установлено значение "Нет", таким образом загрузка справочника Контрагенты производится по полям поиска Код, Наименование, ИНН, КПП. Если установлено значение "Да", справочник Контрагенты будет загружен по уникальному идентификатору;
• Забалансовый счет учета ПОФ (Код) - из Плана счетов (ЕПСБУ) следует выбрать забалансовый счет для учета полученных ПОФ. Остатки и обороты по данному счету будут перенесены в БГУ2 на счет ПОФ.С;
• Забалансовый счет учета ПОФ переданных (Код) - из Плана счетов (ЕПСБУ) следует выбрать забалансовый счет для учета переданных ПОФ. Остатки и обороты по данному счету будут перенесены в БГУ2 на счет ПОФ.П;
• Не проводить документы – если установить значение "Да", то после переноса в информационную базу "Бухгалтерии государственного учреждения, ред. 2.0" документы проведены не будут, это нужно будет сделать вручную. Значение параметра по умолчанию: "Нет".
  Внимание! Из-за различия в механизмах работы конфигураций при перепроведении перенесенных документов в "Бухгалтерию государственного учреждения 8, ред. 2.0" сформированные движения и проводки могут отличаться от движений и проводок в "Бухгалтерии государственного учреждения 8, ред. 1.0".
• Ограничение на кол-во строк в табличных частях документов "Ввод остатков" - можно указать ограничение на количество строк в табличных частях документа Ввод остатков.
• Параметры студентов - если в базе есть элементы в справочнике Группы студентов, то необходимо по кнопке выбрать ("...") в открывшемся окне Форма установки параметров для переноса студентов для учреждений списка, установить подразделение, которое станет владельцем элементов справочника Группы студентов при переносе данных. После переноса, владельца можно изменить. По кнопке Анализ документов будет проведен анализ и выведен список документов Начисления за услуги студентов, у которых не заполнен реквизит Факультет.
• Приводить код к длине (Справочник "Студенты") - по умолчанию установлено значение "Да". Это означает, что при переносе данных код справочника Студенты будет приведен к длине кода справочника Учащиеся БГУ2;
• Учреждение – учреждение, данные по которому будут переноситься (если не указано, то будут переноситься данные по всем учреждениям).

9. В списке "Правила выгрузки данных" по умолчанию отмечены все правила, то есть максимальный объем данных для переноса. Если не нужно переносить все данные, выберите только нужные. Правила объединены в группы: "Справочники", "Планы видов характеристик", "План счетов", "Регистры сведений", "Ввод остатков" и "Документы".

10. Нажмите кнопку "Выгрузить".

Действия, выполняемые в "Бухгалтерии государственного учреждения 8, ред. 2.0": 

1. Создайте информационную базу "Бухгалтерии государственного учреждения 8, ред. 2.0" из поставляемого шаблона, обновите конфигурацию до последней версии. При переходе в облачный сервис этот пункт можно пропустить, поскольку обновление конфигурации в облачном сервисе выполняется администратором сервиса.

2. Запустите информационную базу в режиме "1С:Предприятие".

3. Откройте обработку загрузки данных (вкладка "Настройка и администрирование – Начальные остатки – Перенос данных из БГУ ред. 1.0"). В открывшемся диалоге, в табличной части выберите файл данных (если на этапе 7 "Действий, выполняемых в Бухгалтерии государственного учреждения 8, ред. 1.0" был установлен флаг "Разделять исходный файл обмена данными на части", нужно выбрать все части, начиная с первой) и нажмите кнопку "Загрузить данные".

4. При переносе данных в параметрах учета (вкладка "Администрирование – Настройка параметров учета") будут установлены настройки "Учет расчетов и обязательств в инстранных валютах" и "Учет по ИФО". Если учет расчетов и обязательств в иностранных валютах или учет в разрезе ИФО не ведутся, следует отменить соответствующие настройки.

5. При переносе данных к счетам плана счетов будут добавлены субконто, которых нет в типовой конфигурации "Бухгалтерии государственного учреждения 8, ред. 2.0", если эти субконто были добавлены к соответствующим счетам в "Бухгалтерии государственного учреждения 8, ред. 1.0". Для добавленных субконто будет сброшен признак субконто "Обязательный", то есть в проводках по этим счетам будет разрешено не заполнять значения указанных субконто.
Важно! Субконто к счетам будут добавлены, только если при этом не будет превышено максимально возможное число субконто – 3 субконто на счете.
После переноса следует проверить план счетов и, при необходимости, установить признак субконто "Обязательный", если требуется запретить ввод пустых значений субконто. Также, при необходимости, следует доработать типовые операции документов для заполнения указанных субконто.

6. Если на этапе 8 "Действий, выполняемых в Бухгалтерии государственного учреждения 8, ред. 1.0" был установлен параметр "Не проводить документы" в значение "Да", проведите перенесенные документы вручную.

7. Сформируйте документ "Формирование остатков по счетам расчетов" за предыдущий год.

8. Сформируйте те же регистры учета, что и на этапе 6 "Действий, выполняемых в "Бухгалтерии государственного учреждения 8, ред. 1.0" и проверьте правильность переноса данных.

Особенности переноса данных из "Бухгалтерии государственного учреждения 8, ред. 1.0" в "Бухгалтерии государственного учреждения 8, ред. 2.0": 

Из-за различий в структуре конфигураций перенесенные объекты в "Бухгалтерию государственного учреждения, ред. 2.0" могут изменить тип.

Например.

Из конфигурации "Бухгалтерия государственного учреждения 8, ред. 1.0" документы План-график финансирования и Принятое бюджетное обязательство переносятся в конфигурацию "Бухгалтерия государственного учреждения 8, ред. 2.0" одним документом Регистрация обязательств и сведений по договорам, если в документе Принятое бюджетное обязательство указан План-график финансирования.
Если План-график финансирования не указан, документ Принятое бюджетное обязательство переносится как документ Операция (бухгалтерская).